Définir le rallye
Avant de tracer quoi que ce soit, répondez à cinq questions. Elles conditionnent toutes les autres décisions :
- Pour qui ? Membres d'un club, grand public, entreprise, voitures anciennes ou modernes.
- Combien d'équipages ? 15 voitures et 150 voitures ne demandent ni la même organisation ni les mêmes démarches.
- Quel format ? Simple balade, rallye avec énigmes et questions, ou épreuve de régularité.
- Quelle durée et quelle distance ? Comptez 30 à 40 km/h de moyenne sur petites routes, arrêts compris.
- Quel budget et quel prix d'inscription ? Repas, plaques de rallye, roadbooks, lots, assurance.
Le rétroplanning
- 6 mois avant
- Fixer la date en vérifiant les autres événements de la région.
- Choisir le lieu de départ et d'arrivée (parking, salle, restaurant).
- Constituer l'équipe : traceur du parcours, responsable sécurité, accueil, contrôles.
- 4 à 5 mois avant
- Tracer une première version du parcours sur carte.
- Se renseigner auprès de la préfecture sur les démarches applicables.
- Demander les devis d'assurance et de restauration.
- 3 mois avant
- Faire une première reconnaissance du parcours en voiture.
- Déposer les déclarations ou demandes d'autorisation nécessaires.
- Prévenir les mairies traversées, surtout pour les arrêts et les contrôles.
- Ouvrir les inscriptions avec un règlement clair.
- 1 mois avant
- Figer le parcours et générer le roadbook définitif.
- Faire relire le roadbook par quelqu'un qui ne connaît pas le parcours.
- Commander les plaques, les numéros de portière et les lots.
- Prévoir les signaleurs ou bénévoles aux points sensibles.
- 1 semaine avant
- Dernière reconnaissance : travaux, déviations, panneaux disparus.
- Envoyer aux équipages les horaires, le lieu de départ et les consignes.
- Imprimer les roadbooks, plus quelques exemplaires de secours.
- Préparer le numéro de téléphone d'urgence de l'organisation.
Démarches et assurance
Un rallye sur routes ouvertes reste soumis au code de la route du premier au dernier kilomètre : aucune notion de vitesse ni de classement au temps sur la voie publique, sauf épreuve spécialement autorisée.
Selon le nombre de véhicules et la nature de l'événement, une déclaration ou une autorisation en préfecture peut être obligatoire, parfois plusieurs mois à l'avance. Les règles relèvent du code du sport et varient avec le format : balade, rallye touristique, épreuve de régularité.
Côté assurance, souscrivez une responsabilité civile organisateur couvrant l'événement : celle de l'association ne suffit pas toujours. Demandez aux équipages une attestation d'assurance du véhicule et un permis valide à l'inscription.
Parcours et roadbook
- Privilégiez les petites routes peu fréquentées, et évitez les centres-villes aux heures de marché.
- Découpez en étapes de 30 à 80 km avec une pause à chaque fin d'étape.
- Placez les contrôles sur des parkings où les voitures peuvent s'arrêter sans gêner la circulation.
- Prévoyez un itinéraire de repli en cas de route barrée le jour J.
- Soignez le roadbook : une case par carrefour, distances au centième, numéros de route et dangers signalés. Notre guide « Comment faire un roadbook de rallye » détaille la méthode.
Sécurité des équipages
- Un numéro d'urgence de l'organisation, imprimé sur chaque roadbook.
- Une voiture ouvreuse qui part avant les équipages et une voiture balai qui ferme la marche.
- Les dangers signalés dans le roadbook : virages serrés, passages à niveau, routes étroites.
- Une trousse de secours et un extincteur au départ et dans la voiture balai.
- Une consigne claire en cas de panne : se garer en sécurité, gilet, triangle, appeler l'organisation.
- Si possible, un suivi des équipages en temps réel, pour savoir qui est où et réagir vite.
Le jour J
- Accueil et vérification des inscriptions, remise des plaques et des roadbooks.
- Briefing de tous les équipages : consignes de sécurité, code de la route, numéro d'urgence.
- Départs échelonnés, toutes les minutes, pour éviter les convois.
- Un responsable joignable en permanence, qui sait où se trouvent la voiture balai et les contrôles.
- Un pointage à l'arrivée : aucun équipage ne doit manquer à l'appel.
Après le rallye
- Publiez les photos et, s'il y a un classement, les résultats.
- Envoyez un court questionnaire de satisfaction, et notez ce qu'il faut améliorer pour l'édition suivante.
- Remerciez les mairies, les partenaires et les bénévoles.
- Conservez le parcours et le roadbook : ils serviront de base l'an prochain.
Le roadbook et le suivi, prêts en une soirée
Avec The Roadbook, vous tracez le parcours, générez le roadbook papier, guidez les équipages sur leur téléphone et suivez tout le monde en direct le jour J, avec un bouton d'aide pour les pannes.